Guía práctica para organizar viajes escolares y maximizar la satisfacción de padres y alumnos
Vender viajes a colegios es un segmento muy atractivo para las agencias, pero requiere un enfoque diferente al turismo individual o familiar. Los clientes principales no son los viajeros, sino los centros educativos y los profesores responsables del grupo. Además, la organización debe contemplar aspectos específicos como roomings, pagos escalonados y coordinación con padres y alumnos.
Existen dos modelos principales para gestionar este tipo de viajes, y cada uno tiene ventajas según el tipo de colegio y la dinámica del grupo.
Modelo 1: El colegio gestiona las inscripciones
En este esquema, la agencia prepara una propuesta detallada con itinerario, precios, alojamiento y condiciones. El colegio revisa y aprueba la propuesta, realiza el pago a la agencia y luego se encarga de gestionar las inscripciones de los alumnos.
Este modelo simplifica la administración para la agencia y permite cerrar el viaje con seguridad económica desde el principio. Además, facilita la coordinación interna del colegio, que mantiene el control total sobre los pagos y la organización de los estudiantes.
Modelo 2: Los padres realizan las inscripciones
En este otro esquema, la agencia sigue elaborando la propuesta, pero el colegio la distribuye entre las familias. Los padres se inscriben directamente y van pagando según la fecha de inscripción o el calendario de plazos establecido.
Este modelo permite a la agencia trabajar con un flujo de pagos más flexible y segmentado, y facilita la participación de los alumnos de manera individual, sin que el colegio tenga que gestionar cada inscripción manualmente.
Sin embargo, requiere un sistema de control y seguimiento más riguroso para asegurar que todos los pagos y plazas estén correctamente contabilizados.
El valor del rooming y la coordinación con el responsable del grupo
Un aspecto clave en viajes escolares es el rooming, es decir, la asignación de habitaciones dentro del grupo. Este trabajo suele recaer sobre el profesor responsable del grupo, quien conoce mejor la dinámica de los alumnos y puede organizar la distribución de forma eficiente.
Facilitar herramientas y guías claras para el rooming no solo agiliza la gestión, sino que también aporta seguridad y tranquilidad tanto al colegio como a los padres.
Ventajas de vender a colegios
Trabajar con viajes escolares ofrece varios beneficios para la agencia:
- Volumen asegurado de viajeros por grupo
- Posibilidad de planificar viajes anuales o recurrentes con el mismo centro
- Oportunidad de fidelizar tanto al colegio como a las familias
Además, una buena gestión del rooming, el seguimiento de pagos y la comunicación transparente refuerzan la confianza y reputación de la agencia, algo clave para que el centro educativo repita en futuros viajes.
