Aprende a gestionar viajes de estudiantes y colegios de forma profesional, segura y eficiente, asegurando satisfacción de alumnos, padres y profesores
Organizar viajes para colegios y grupos de estudiantes no es lo mismo que gestionar viajes individuales o familiares. La planificación anticipada, la coordinación con el centro educativo y el control de pagos son fundamentales para garantizar que todo salga perfecto.
Modelos de inscripción: colegio vs. padres
Existen dos formas principales de gestionar reservas, requiere un control más riguroso para garantizar que todas las plazas y pagos estén correctos..
- Inscripciones gestionadas por el colegio:
- La agencia envía una propuesta detallada con itinerario, precios y condiciones.
- El colegio aprueba la propuesta, realiza el pago y gestiona las inscripciones internas.
- Ventaja: seguridad financiera y coordinación centralizada.
- Inscripciones gestionadas por los padres:
- El colegio distribuye la propuesta y los padres se registran directamente, pagando según plazos establecidos.
- Ventaja: flexibilidad y participación individual de cada alumno.
El valor del rooming y la coordinación
El rooming, o asignación de habitaciones, es clave para viajes escolares:
- Lo gestiona normalmente el profesor responsable del grupo.
- Permite organizar a los alumnos según edad, género o necesidades especiales.
- Facilita que la estancia sea cómoda y segura para todos.
Herramientas digitales como Mygocu permiten subir toda la documentación y asignar habitaciones de forma centralizada, evitando errores y confusiones.
Comunicación constante y seguimiento
La comunicación fluida con el colegio, profesores y padres es esencial:
- Confirmaciones de inscripción y pagos
- Recordatorios de fechas importantes
- Información sobre itinerarios y actividades
- Alertas sobre cambios de última hora
Con Mygocu puedes centralizar esta información, evitando el exceso de emails y garantizando que todos tengan acceso al mismo perfil actualizado del grupo.
Beneficios de vender a colegios
Trabajar con viajes escolares ofrece ventajas estratégicas para tu agencia:
- Volumen asegurado de viajeros por grupo
- Posibilidad de planificar viajes recurrentes con el mismo centro
- Fidelización del colegio y las familias
- Optimización de pagos y coordinación centralizada
Una buena gestión del rooming, la comunicación constante y el control de pagos refuerzan la confianza y la reputación de tu agencia.
Gestionar viajes de estudiantes y colegios requiere planificación, organización y herramientas digitales que simplifiquen la coordinación. Con estas prácticas, tu agencia no solo ofrece viajes seguros y memorables, sino que también aumenta su eficiencia y fortalece la relación con clientes institucionales.
