¿Qué documentos son obligatorios para viajar?
Antes de confirmar cualquier reserva, es imprescindible verificar que el cliente cumple con los requisitos básicos del destino. No hacerlo puede comprometer todo el viaje.
Entre los documentos esenciales se encuentran el pasaporte o DNI en vigor y la validez mínima exigida por el país, que en muchos casos requiere varios meses adicionales desde la fecha de regreso.
Además, en determinados destinos será necesario contar con visado, por lo que es fundamental revisar si aplica en cada caso y con qué condiciones.
Documentación adicional que debes tener en cuenta
Más allá de los requisitos básicos, existen otros documentos que dependen del destino, del tipo de viaje o del perfil del viajero. Aquí es donde muchas incidencias aparecen por falta de previsión.
Por ejemplo, algunos países exigen certificados de vacunación o requisitos sanitarios específicos. En el caso de menores, pueden ser necesarios permisos firmados por los tutores legales.
También es recomendable verificar siempre la existencia de un seguro de viaje adecuado, ya que en algunos destinos puede ser obligatorio o altamente recomendable.
Requisitos según el tipo de viaje
No todos los viajes implican las mismas condiciones. En función de las actividades o características del itinerario, pueden existir requisitos adicionales que deben gestionarse correctamente.
Viajes con actividades deportivas o de aventura, acceso a zonas protegidas o transporte de equipaje especial pueden requerir documentación específica que conviene revisar con antelación.
Tener en cuenta estos detalles demuestra un alto nivel de profesionalidad y evita problemas durante el viaje.
Cómo organizar la gestión documental en tu agencia
El mayor problema no suele ser qué documentos pedir, sino cómo gestionarlos. Cuando la información está dispersa entre correos, mensajes o archivos, aumentan los errores y la falta de control.
Por eso, es clave trabajar con un sistema que permita tener un registro centralizado y controlar las fechas límite de cada documento. Esto facilita el seguimiento y reduce el riesgo de olvidos.
Una buena organización no solo mejora la operativa interna, sino que también transmite confianza al cliente.
Plataformas que ayudan en la gestión documental
La digitalización ha simplificado mucho este proceso. Hoy en día, herramientas como Mygocu permiten centralizar toda la documentación del viajero en un único lugar, manteniendo la información actualizada y accesible.
Esto evita depender de múltiples canales como email o WhatsApp, reduce errores y permite a la agencia trabajar de forma más ordenada y eficiente.
FAQs
¿Qué documentos son obligatorios para viajar?
Dependen del destino, pero generalmente incluyen pasaporte o DNI en vigor, visado si aplica, permisos de menores y, en algunos casos, certificados sanitarios.
¿Qué ocurre si un cliente no tiene la documentación correcta?
Puede impedirle viajar, generar costes adicionales o provocar reclamaciones a la agencia.
¿Cómo evitar errores en la gestión documental?
Centralizando la información, revisando requisitos actualizados y controlando fechas límite de forma organizada.
